Descubra por que você precisa desse modelo de check list e como ele vai te ajudar na execução do seu Stand.
Antes de iniciar o seu projeto de exposição em uma feira você precisa considerar inúmeros detalhes, como o local do evento, a quantidade de pessoas, a infraestrutura, entre outros fatores determinantes para o sucesso ou fracasso da sua apresentação. Por isso, é fundamental que você tenha bom senso e priorize o planejamento, contando com uma check list para te dar clareza do andamento de cada etapa.
O que é uma check list?
Uma check list é uma ferramente de controle, que reúne uma série de ações, itens, tarefas ou condutas que devem ser lembradas e/ou seguidas, com a finalidade de alcançar um resultado excepcional.
Com essa ferramenta é possível prever atrasos por conta de imprevistos, assim seu planejamento conta com uma margem de segurança e você trabalha com mais agilidade e competência.
Checklist é uma palavra em inglês formada pela junção de check (verificar) e list (lista), que significa “lista de verificações“.
Número de feiras realizadas no Brasil
Segundo o portal Brasil.gov mais de 2.000 feiras estão sendo realizadas só neste ano de 2017 em todo o Brasil, e na região sudeste é onde ocorre a maior concentração dessas feiras. As empresas associadas a UBRAFE – União Brasileira dos Promotores de Feiras, divulgaram a agenda para 2017 com exatamente 2.009 feiras agendadas, divididas por todo o país da seguinte forma:
- Sudeste: 834
- Sul: 681
- Nordeste: 272
- Centro-oeste: 147
- Norte: 75
Se você sabe da importância da participação da sua empresa em Feiras do seu segmento de negócios, conheça os benefícios de preparar uma check list para agilizar o processo e trazer resultados positivos para a sua exposição.
Como fazer uma check list para elaborar um Stand de feira
Essa lista de verificação é a ferramenta básica do expositor, pois abrange todos os itens necessários para a realização de um projeto, desde a organização até a execução.
Crie uma tabela com os seguintes campos e preencha de acordo com o andamento da tarefa, essa ferramenta é de extrema importância para garantir que o seu stand alcance os objetivos na feira de forma ágil e segura, com a menor margem de risco.
Na descrição de cada campo é fundamental especificar alguns tópicos, como: o responsável pela atividade, os fornecedores, os contatos, a situação atual, o prazo para conclusão, os pagamentos a serem realizados e algumas observações:
1) A Feira
Ao longo do ano acontecem vários eventos do seu segmento, mas nem sempre é possível marcar presença em todos eles, seja por falta de tempo ou de orçamento. Por isso, definir o evento certo para investir é um movimento indispensável para garantir que o retorno seja no mínimo surpreendente. Mas como escolher o evento ideal para participar?
Uma estratégia para definir o melhor evento do setor é avaliar qual deles está de acordo com os seus objetivos e quem tem potencial para trazer o maior retorno. Nesse momento não leve em consideração apenas o tamanho do evento. Informe-se sobre o tema da exposição e o público alvo (esses itens devem estar de acordo com o seu segmento).
Um ótimo termômetro para escolher a feira ideal para o seu segmento é investigar em quais feiras seus concorrentes estarão presente. Avalie o histórico de participações anteriores e tenha como base para traçar o rumo da sua própria estratégia.
Informações como a cidade aonde a feira vai acontecer são fundamentais para fins logísticos.
2) O Dia
A feira será durante um final de semana inteiro ou apenas um dia? A partir da data da exposição é que a contratação de uma empresa especializada para realizar o projeto e montagem do stand será realizada.
E para que haja tempo suficiente para tomar todas as decisões que envolvem o planejamento e a divulgação da sua presença na feira é fundamental que essa informação seja levantada com antecedência.
3) A Localização
Para facilitar a chegada dos visitantes na feira, é importante que o local seja de fácil acesso. Além disso, o espaço deve oferecer toda a estrutura necessária, desde itens básicos como geradores de energia, até rampas de acesso e segurança contra incêndio.
Verifique a disponibilidade da voltagem de energia para ligar os equipamentos necessários do seu stand.
4) A Previsão de Público
Essa estimativa influencia diretamente no cálculo do material de apoio que será utilizado durante a feira, e também auxilia na decisão do espaço e da disposição dos itens dentro do stand.
Para definir a quantidade de material de apoio, leve em consideração as seguintes variáveis:
- A média diária de público na feira;
- A duração da feira (serão quantos dias de exposição?);
- Como será a distribuição:
– Apenas na porta do stand ou em outros pontos?
– Haverá o incentivo aos visitantes a receberem o material ou ele ficará disponível no stand para as pessoas pegarem, caso desejem?
5) As Metas
Definir os objetivos da feira é um fator essencial para o planejamento com foco nos resultados. Como tratamos no artigo 7 dicas essenciais para te ajudar a planejar o seu stand, você deve estabelecer uma meta clara para este evento. O objetivo é gerar conversão ou gerar tráfego? Pense nisso para direcionar seus esforços para o que é realmente importante.
Determine as métricas para que ao final da feira você consiga visualizar em números o que foi alcançado.
6) Atividade e Descrição
Liste nestes campos todas as atividades relacionadas a execução do stand, como: contratação de serviços de montagem, pagamentos de fornecedores, parcerias, divulgação, dentre outros. O campo de descrição corresponde ao que deve ser feito, por exemplo:
- Atividade: material de apoio;
- Descrição: definir quais materiais serão utilizados (brindes, catálogos, folders, vídeos, etc).
7) O Responsável
Para que nenhum item da check list seja deixado de lado é muito importante delegar as atividades para um encarregado. Sendo assim, inclua neste campo o nome do responsável pela realização de cada uma das etapas.
8) O Fornecedor
Acompanhar o trabalho dos fornecedores é fundamental para o bom andamento do stand, por isso inclua nesse campo o nome dos fornecedores relacionados a cada atividade.
9) Os Contatos
Para facilitar ainda mais a visualização, relacione o telefone e e-mail de todos os responsáveis e fornecedores do evento (separados por atividade).
10) O Prazo para conclusão
Para evitar imprevistos que atrapalhem o seu cronograma de produção do stand, defina uma data limite para o término de cada atividade e acompanhe sempre essa informação.
11) A Situação atual
Quando você acompanha o andamento de cada atividade você consegue prever atrasos, por isso, atualize este campo constantemente. E para facilitar a visualização defina o status, como:
- PENDENTE
- EM ANDAMENTO
- CONLUÍDO
12) Os Pagamentos
Relacione todos os serviços contratados, descrevendo informações de valores e prazos para pagamento.
13) As Observações
Utilize este campo para qualquer informação adicional que deseje incluir na sua check list.
Finalmente sua check list está completa, agora é fundamental que você observe cada atividade de perto, pois com esse acompanhamento é possível tomar decisões corretivas perante qualquer imprevisto e garantir que a apresentação do seu stand na feira seja um verdadeiro sucesso.
Lembre-se de compartilhar as informação da check list com sua equipe de trabalho, isso é fundamental para que todos tenham clareza e estejam a par do processo de organização do stand.
Na hora de realizar a montagem do stand conte com uma empresa que seja especialista no setor, desenvolvendo projetos com o melhor custo benefício do mercado. A C+plus Stands, nesses 18 anos de experiência no mercado nacional e internacional, prioriza a eficiência na execução e a parceria com os clientes.
